การที่เราพยายามบริหารจัดการเวลา หรือ Time Management ในแบบเดิม ๆ มักจะนำไปสู่ทางตันเสมอ เพราะเรามักจะถูกสอนให้ทำทุกอย่างให้เร็วขึ้น หรือพยายามอัดกิจกรรมเข้าไปในตารางให้แน่นที่สุด แต่สุดท้ายเรากลับพบว่าตัวเองยิ่งยุ่งกว่าเดิม และเวลาว่างที่โหยหาก็ไม่เคยปรากฏขึ้นจริง ในมุมมองของนักกลยุทธ์ การจะเพิ่มเวลาว่างให้ได้เป็นเท่าตัวนั้นไม่ได้เริ่มที่การเร่งความเร็ว แต่มันเริ่มที่การมองหา ข้อจำกัด หรือ Theory Of Constraints ของระบบที่ชื่อว่าชีวิตหรือการทำงานของเราเอง
Theory Of Constraints คืออะไร
Theory Of Constraints หรือทฤษฎีข้อจำกัด เป็นแนวคิดที่มองว่าในทุกระบบไม่ว่าจะเป็นการบริหารบริษัท หรือกระบวนการสร้างสรรค์คอนเทนต์ จะมีจุดที่อ่อนแอที่สุดหรือจุดที่ช้าที่สุดเพียงจุดเดียวเสมอที่เราเรียกว่า คอขวด หรือ Bottleneck ซึ่งเจ้าคอขวดนี้เองที่เป็นตัวกำหนดผลผลิตทั้งหมดของระบบ หากความแข็งแรงของโซ่ทั้งเส้นถูกกำหนดโดยข้อต่อที่อ่อนแอที่สุด การไปพยายามขัดเงาข้อต่ออื่น ๆ ที่แข็งแรงอยู่แล้วจึงเป็นการเสียเวลาโดยเปล่าประโยชน์ และนี่คือกับดักที่ทำให้คนส่วนใหญ่ไม่มีเวลาว่างเสียที
เคสตัวอย่าง: เมื่อเจ้าของบริษัทกลายเป็นคอขวดของทุกการตัดสินใจ
ลองจินตนาการถึงเจ้าของบริษัทสื่อหรือบรรณาธิการบริหารที่มีความสามารถรอบด้าน ทุกบทความที่จะลงเว็บไซต์ ทุกงานกราฟิกที่จะโพสต์ หรือแม้แต่การตอบอีเมลลูกค้าที่สำคัญ ทุกคนในทีมต้องส่งมาให้ “พี่เติ้ล” ตรวจทานและตัดสินใจเป็นคนสุดท้ายเสมอ
- ปัญหาของการเร่งผิดจุด: หากพี่เติ้ลรู้สึกว่างานช้า เลยแก้ปัญหาด้วยการจ้างนักเขียนเพิ่มอีก 5 คน ผลที่ได้คือนักเขียนผลิตบทความออกมาได้วันละ 20 เรื่อง แต่พี่เติ้ลมีความสามารถในการตรวจงานได้เพียงวันละ 5 เรื่องเท่านั้น
- การเกิด Work In Progress: บทความอีก 15 เรื่องที่เหลือจะกลายเป็นกองงานที่ค้างอยู่ หรือ Work In Progress ที่รอคอยการตัดสินใจจากพี่เติ้ล กองงานเหล่านี้ไม่ได้หายไปไหน แต่มันสร้างภาระทางจิตใจ หรือ Mental Load ที่คอยตามหลอนเราอยู่ตลอดเวลา แม้ในเวลาที่ควรจะได้พักผ่อน
- Sub-optimization: การที่นักเขียนทำงานได้เร็วขึ้นไม่ได้ช่วยให้บทความถูกเผยแพร่มากขึ้นเลย เพราะขีดจำกัดไม่ได้อยู่ที่ความเร็วในการเขียน แต่อยู่ที่ความเร็วในการตัดสินใจ หรือ Decision Making ของพี่เติ้ลนั่นเอง
กลยุทธ์การทวงคืนเวลาแบบเป็นระบบ
เมื่อเราเข้าใจแล้วว่าคอขวดคืออะไร เราต้องใช้กลยุทธ์ที่เรียกว่า Five Focusing Steps ในการจัดการเพื่อทวงคืนเวลาว่างกลับมา
- Identify The Constraint: ระบุให้ชัดว่าอะไรคือคอขวดที่แท้จริง ในเคสนี้คือเวลาในการตัดสินใจของเจ้าของบริษัท ไม่ใช่ความเร็วของทีมงาน
- Exploit The Constraint: ใช้เวลาของคอขวดให้คุ้มค่าที่สุด พี่เติ้ลต้องไม่เสียเวลาไปกับงานที่คนอื่นทำแทนได้ เช่น งานธุรการหรืองานที่ใช้เกณฑ์การตัดสินใจแบบมาตรฐาน เวลาที่มีจำกัดต้องถูกใช้ไปกับงานที่ต้องการวิสัยทัศน์ของพี่เติ้ลจริง ๆ เท่านั้น
- Subordinate Everything Else: ยอมให้ส่วนอื่นของระบบทำงานตามความเร็วของคอขวด หากพี่เติ้ลตรวจงานได้วันละ 5 เรื่อง ก็ไม่จำเป็นต้องกดดันให้ทีมเขียนวันละ 20 เรื่อง การทำงานให้พอดีกับคอขวดจะช่วยลดความตึงเครียดของทั้งระบบ และลดกองงานที่รอการระบายลงได้ทันที
- Elevate The Constraint: หากทำทุกอย่างแล้วเวลายังไม่พอ จึงค่อยขยายคอขวด เช่น การสร้างระบบ Guideline ในการตัดสินใจเพื่อให้คนอื่นสามารถตัดสินใจแทนได้ หรือการปั้นบรรณาธิการคนใหม่ขึ้นมาช่วยแบ่งเบาภาระในส่วนนี้
The Strategist Conclusion
สุดท้ายแล้วเป้าหมายของการมีเวลาว่างเพิ่มขึ้นเป็น 2 เท่า ไม่ใช่การมีเวลาไปนอนเฉย ๆ แต่คือการสร้าง Strategic Buffer หรือพื้นที่ว่างเชิงกลยุทธ์ที่จะทำให้เราสามารถมองเห็นภาพรวมของชีวิตและงานได้ชัดเจนขึ้น เมื่อเราเลิกวิ่งไล่ตามกองงานที่เกิดจากการบริหารที่ผิดพลาด เราจะมีพื้นที่ว่างในความคิดที่จะนำไปสู่การสร้างสรรค์สิ่งใหม่ ๆ หรือการตั้งคำถามที่ลึกซึ้งยิ่งขึ้น
การนำ Theory Of Constraints มาใช้จึงไม่ใช่แค่เรื่องของประสิทธิภาพ หรือ Efficiency แต่มันคือการคืนความสมดุลให้กับความเป็นมนุษย์ เพื่อให้เรามีเวลามากพอที่จะกลับมาอยู่กับปัจจุบัน และส่งต่อองค์ความรู้ที่เปี่ยมด้วยความหมายให้กับโลกใบนี้ โดยไม่ต้องแลกมาด้วยความเหนื่อยล้าที่เกินความจำเป็น
